Электронная трудовая книжка

Информация об изменениях в законодательстве в части формирования и учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде ("электронная трудовая книжка")

I. Общие положения

Федеральными законами от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлены правила ведения и учета в электронном виде сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.

Под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц - иные периоды профессиональной служебной деятельности.

Нормами Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, установлено, что работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется страхователем с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом Российской Федерации.

В сведения о трудовой деятельности включаются: информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом информация.

В течение 2020 года работодатели обязаны осуществить следующие мероприятия:

1) принять или внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении трудовой книжки или о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Каждый работник по 31декабря 2020 года включительно должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки или формировании ее в электронном виде (далее - Заявление). Информация о поданном работником Заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. При выборе работником трудовой книжки:

1) работодатель наряду с формированием сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде и представлением их в ПФР продолжит вносить сведения также в трудовую книжку;

2) сохраняется право на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю Заявление.

Лица, не имевшие возможности по 31декабря 2020 года подать работодателю одно из Заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных Заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты, не подавшие Заявления.

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из Заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

II. Представление страхователем сведений о трудовой деятельности работников

Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее - Федеральный закон № 27-ФЗ) установлен порядок и сроки, в которые страхователь должен передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности своих сотрудников.

В 2020 году - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имелись случаи приема, перевода на другую постоянную работу или увольнения, подачи зарегистрированными лицами Заявлений.

При представлении впервые сведений в отношении работника работодатель одновременно представляет информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя (то есть, о последней записи в трудовой книжке по состоянию на 01.01.2020 о приёме или переводе на другую постоянную работу).

При отсутствии в течение 2020 года в отношении отдельных сотрудников случаев приема на работу, перевода, увольнения, а также подачи Заявлений, сведения об их трудовой деятельности у данного работодателя предоставляются им не позднее 15.02.2021.

С 2021 года - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имелись случаи перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом Заявления, а в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Форма представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации установлена постановлением правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности застрахованного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В настоящее время информация по вопросам представления сведений о трудовой деятельности размещена на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (www.pfrf.ru).

Принимая во внимание ограниченные сроки предоставления, рекомендуем всем работодателям, независимо от численности работающих у них застрахованных лиц, переходить на предоставление сведений о трудовой деятельности в органы ПФР в электронном виде. Это позволит не только экономить бумагу, почтовые расходы и рабочее время, но и оперативно устранять возможные ошибки и расхождения в отчетности.

III. Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

-у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

-в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

-в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

-с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Формы сведений о трудовой деятельности работника размещены на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (www.pfrf.ru).

IV. Ответственность работодателя

В соответствии со статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений страхователь или его должностное лицо привлекается территориальными органами государственной инспекции труда к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.