Отдел организационно-протокольной работы

Отдел организационно-протокольной работы администрации Советского городского округа Ставропольского края

Отдел организационно-протокольной работы администрации Советского городского округа Ставропольского края (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации Советского городского округа Ставропольского края.

Основными задачами отдела являются:

1. Организация и протокольное сопровождение мероприятий, проводимых с участием Главы.

2. Организация контроля за исполнением протокольных поручений Губернатора, Правительства Ставропольского края, Главы .

3. Реализация механизмов системы «Открытое правительство».

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Осуществляет общую координацию по планированию основных мероприятий, проводимых администрацией Советского городского округа Ставропольского края на предстоящий месяц, на предстоящий квартал.

2. Обеспечивает подготовку перспективного и текущего планирования (на квартал, на месяц, на неделю) по предложениям, представленным начальниками отделов, управлений администрации.

3. Проводит анализ исполнения планов работы, календарных планов мероприятий администрации.

4. Осуществляет организационное и справочно-информационное обеспечение деятельности Главы.

5. Осуществляет сбор и анализ информации по запросам отделов, управлений аппарата Правительства Ставропольского края, представителя Губернатора Ставропольского края в муниципальном образовании Ставропольского края, органами государственной власти Ставропольского края, Ассоциации «Совет муниципальных образований Ставропольского края» и иных органов по вопросам, относящимся к компетенции отдела по поручению Главы, управляющего делами администрации.

6. Формирует проекты программ проведения мероприятий, повестки (регламента) совещаний, проводимых Главой, администрацией,

7. Формирует списки участников мероприятий и совещаний.

8. Осуществляет регистрацию и рассадку участников мероприятий.

9. Обеспечивает мероприятия протокольной атрибутикой, презентационными материалами, сувенирной продукцией в соответствии с программой мероприятий.

10. Обеспечивает ведение, оформление, регистрацию, хранение протоколов совещаний, мероприятий, конференций с участием Главы.

11. Организует направление выписок из протоколов мероприятий и осуществляет контроль за их исполнением.

12. Организует мероприятия по подготовке и проведению конференций, семинаров и совещаний с участием Главы, готовить необходимые материалы к ним по вопросам организационной работы.

13. Осуществляет подготовку и выдачу справок о составе семьи.

14. Осуществляет подготовку и выдачу справок о совместном проживании.

15. Осуществляет администрирование процесса бронирования залов для проведения мероприятий в здании администрации.

16. Осуществляет оформление площадок мероприятий, рабочих мест участников мероприятий.

17. Организует подготовку приемов высших должностных лиц органов государственной власти субъекта Российской Федерации и местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, Российских политических партий, общественных движений, ассоциаций (союзов), иных мероприятий (форумов, конференций), проводимых на территории Советского района и предусматривающих элементы протокольных действий.

18. Осуществляет приобретение сувенирной и полиграфической продукции для вручения в представительских целях официальным лицам и гостям.

19. Взаимодействует с избирательной комиссией Ставропольского края, территориальной избирательной комиссией Советского района, участковыми избирательными комиссиями в рамках оказания содействия в подготовке и проведении выборов Президента Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, депутатов Думы Ставропольского края, а также муниципальных выборов, проводимых на территории Советского района Ставропольского края.

20. Взаимодействует с Ассоциацией «Совет муниципальных образований Ставропольского края», Общественным Советом Советского городского округа Ставропольского края.

21. Организует работу по внедрению и контролю за реализацией механизмов системы «Открытое правительство».

22. Осуществляет рассмотрение уведомлений о проведении публичных мероприятий, связанных с выборной кампанией, готовит соответствующие документы по результатам рассмотрения уведомлений.

23. Осуществляет регистрацию (учет) избирателей, участников референдума. Ведет работу по установлению численности зарегистрированных избирателей, участников референдума на территории Советского района Ставропольского края.

24. Участвует в организационном обеспечении, подготовке и проведении муниципальных выборов, местного референдума, голосования по отзыву депутата Совета депутатов Советского городского округа Ставропольского края, голосования по вопросам изменения границ, преобразования городского округа.

25. Организует работу по формированию и контролю за изменениями списков кандидатов в присяжные заседатели.

26. Организует проведение опросов общественного мнения населения Советского района.

27. Осуществляет функционирование системы автоматизированного обмена данными между администрацией и Правительством Ставропольского края, органами государственной власти Ставропольского края, государственными органами Ставропольского края, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

28. Участвует в работе по проведению Всероссийской переписи населения совместно с отделом статистики.

29. Осуществляет взаимодействие Главы с отделами аппарата администрации и ее отраслевым (функциональным) и территориальным органам по вопросам местного значения Советского городского округа Ставропольского края.

30. Организует работу по составлению графиков дежурств в приемной Главы, и осуществлять контроль за его выполнением.

31. Формирует списки организаций органов местного самоуправления.

32. Проводит анализ выполнения запланированных мероприятий; организует работу с предложениями и осуществляет подготовку предложений по совершенствованию протокольной практики при проведении мероприятий с участием Главы.

33. Ежемесячно формирует список знаменательных, юбилейных дат, дней рождения руководителей отделов, структурных подразделений администрации Советского городского округа, исполнительных органов государственной власти Ставропольского края, Совета депутатов Советского района, иных должностных лиц для направления поздравлений от имени Главы.

34. Принимает участие в разработке образцов сувенирной продукции и презентационных материалов.

35. Организует приглашение руководителей, представителей различных организаций, учреждений независимо от их организационно-правовой формы для рассмотрения и решения вопросов, участия в различных мероприятиях, и совещаниях, проводимых Главой.

36. Участвует в подготовке и подготавливает проекты правовых актов Главы, администрации, подготавливает иные документы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

37. Участвует в подготовке справочно-информационных материалов и проведении отчетных встреч Главы с жителями населенных пунктов, входящих в состав территории Советского городского округа Ставропольского края.

38. Обеспечивает деятельность представителя Губернатора Ставропольского края в муниципальном образовании Ставропольского края в соответствии с компетенцией отдела.

39. Формирует электронные базы данных по основным направлениям деятельности администрации и отдела.

40. Осуществляет регистрацию, хранение и передачу в архив документов по вопросам компетенции отдела.

41. Обеспечивает защиту служебной информации и персональных данных от несанкционированного доступа.

42. Осуществляет подписку на периодические издания, необходимые в работе администрации.

43. Подготавливает информационные и аналитические материалы для Главы, управляющего делами администрации по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

44. Разрабатывает методические материалы для оказания методической и консультационной помощи отделам аппарата администрации и ее отраслевым (функциональным) и территориальным органам, относящимся к компетенции отдела.

45. Принимает участие в подготовке и проведении приемов иностранных делегаций в рамках международного сотрудничества администрации.

На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края и правовыми актами администрации и Главы.