Отдел делопроизводства и обращений граждан

Отдел делопроизводства и обращений граждан администрации Советского городского округа Ставропольского края

Отдел делопроизводства и обращений граждан администрации

Советского городского округа Ставропольского края (далее - отдел) является отделом аппарата администрации Советского городского округа Ставропольского края (далее – администрация).

Основными задачами отдела являются:

1. Документационное обеспечение деятельности Главы Советского городского округа Ставропольского края (далее - Глава округа), администрации по реализации установленных полномочий;

2. Организация и обеспечение функционирования в аппарате администрации, отраслевых (функциональных) и территориальных органах единой системы делопроизводства;

3. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных, устных и поступивших по информационным системам общего пользования обращений граждан и лиц без гражданства (далее - обращения граждан), адресованных Главе округа,    подготовка соответствующих информационно-аналитических материалов;

4. Совершенствование организации работы с обращениями граждан в аппарате,    отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации;

5. Ведение реестра постановлений, распоряжений Главы района, администрации в электронной форме;

6. Осуществляет текущий контроль за исполнением правовых актов;

       7. Обеспечение   своевременное     и       качественное       выполнение машинописных работ, сохранность принимаемых документов;

        8. Обеспечение учета постановлений, распоряжений Главы района, администрации и их хранение и передача на хранение в архив.    

9. На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края и правовыми актами администрации и Главы округа;

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Обеспечивает сбор и анализ информации по запросам отделов, управлений аппарата Правительства Ставропольского края, представителя Губернатора Ставропольского края в муниципальном образовании Ставропольского края, органами государственной власти Ставропольского края, Ассоциации «Совет муниципальных образований   Ставропольского края» и иных органов   по вопросам, относящимся к компетенции отдела по поручению Главы округа, управляющего делами администрации;

2. Участвует в подготовке и подготавливает проекты правовых актов Главы округа, администрации, подготавливает иные документы по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

3. Участвует в подготовке справочно-информационных материалов   для организации отчетных встреч Главы округа с жителями Советского городского округа Ставропольского края;

4. Разрабатывает   методические материалы, оказывает методическую и консультационную помощь отделам аппарата администрации и ее отраслевым (функциональным) и территориальным органам, относящимся к компетенции отдела;

5. Обеспечивает формирование электронных баз данных постановлений, распоряжений администрации и отдела;

6. Участвует в   обеспечении функционирования системы автоматизированного обмена данными между администрацией и Правительством Ставропольского края, органами государственной власти Ставропольского края, государственными органами Ставропольского края, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления;    

7. Проводит анализ и готовит предложения управляющему делами администрации по вопросам совершенствования делопроизводства в аппарате администрации и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органах;

8. Подготавливает информационные и аналитические материалы для Главы округа, управляющего делами администрации по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

9. Осуществляет анализ   хода и качества выполнения правовых актов Губернатора    Ставропольского    края,    правовых   актов   Правительства Ставропольского края, постановлений, распоряжений Главы округа, администрации и иных правовых актов, находящихся на контроле;

10. Ведет прием, регистрацию, учет и направление поступающей в администрацию служебной корреспонденции в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в администрации;

11. Осуществляет отправку служебной корреспонденции в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству и предоставление справочной информации (в пределах компетенции отдела) по вопросам, связанным с прохождением в администрации входящей служебной корреспонденции;

12. Осуществляет проведение анализа   документооборота в аппарате администрации;

       13. Ведет учет постановлений, распоряжений Главы округа, администрации.

       14. Осуществляет проведение предварительной и заключительной экспертизы проектов    правовых актов Главы округа, администрации (далее - правовые акты), проектов иных документов Главы округа,   на их соответствие правилам русского языка и правилам оформления документов;

15. Осуществляет оформление и выпуск правовых актов Главы округа, администрации и   иных документов;

16. Осуществляет изготовление электронных копий и копий на бумажном носителе   правовых актов и документов Главы округа, администрации и их направление в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству, в том числе в средства массовой информации для их официального опубликования;

17. Обеспечивает отделы аппарата администрации необходимыми бланками документов, печатями и штампами на основании соответствующих заявок данных отделов;

18. Осуществляет контроль за изготовлением, использованием, хранением и уничтожением бланков документов, печатей и штампов, используемых в аппарате администрации;

        19. Производит выдачу по запросам граждан и юридических лиц архивных справок и копий нормативных документов, находящихся на хранении в архиве администрации, выдачу документов (копий документов), находящихся на хранении в архиве отдела администрации, работникам администрации;

20. Разрабатывает проект     сводной номенклатуры дел администрации, ее утверждение в установленном порядке;

21. Производит отбор, учет, создание и хранение фонда подлинников правовых актов, документов и фонда их копий;

22. Производит в установленном порядке передачу документов администрации на постоянное хранение в архивный отдел администрации;

23. Организует уничтожение дел   (в том числе дел с документами, содержащими обработанные персональные данные), не подлежащими дальнейшему хранению в аппарате администрации на основании номенклатуры дел администрации;

24. Разрабатывает положения, инструкции и рекомендации по вопросам делопроизводства, контроля правовых актов и обращений граждан в аппарате администрации и ее отраслевых (функциональных), территориальных органах;

25. Осуществляет контроль за соблюдением в аппарате администрации требований правовых актов и методических рекомендаций, регламентирующих вопросы организации делопроизводства;

26. Оказывает методическую помощь, в случае обращения или по поручению управляющего делами администрации работникам администрации в том числе отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации по вопросам делопроизводства и работе с обращениями граждан;

27. Осуществляет консультирование граждан по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, запись граждан на личный прием, организацию проведения личного приема;

   28. Подготавливает прием граждан Главой округа,   председателем Правительства Ставропольского края, первым заместителем и заместителями председателя Правительства Ставропольского края министрами Ставропольского края, представителем Губернатора Ставропольского края в муниципальном образовании Ставропольского края;

29. Обеспечивает работу «Телефона доверия администрации Советского городского округа Ставропольского края» в соответствии с положением, утверждаемым постановлением администрации;

30. Организует централизованный учет обращений граждан;

31. Участвует в организации проведении Общероссийского дня приема граждан в День Конституции Российской Федерации;

32. Рассматривает обращения граждан по вопросам своей компетенции или   направляет в установленном порядке обращения граждан для рассмотрения и принятия мер в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов на основании резолюции Главы округа;

33. Осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений по обращениям граждан отделами, управлениями администрации, взаимодействует с должностными лицами организаций независимо от форм

собственности, расположенных на территории Советского городского округа, по представлению ими необходимой информации, связанной с обращениями граждан;

34. Обобщает и анализирует вопросы, содержащиеся в обращениях граждан;

35. Проводит анализ результатов рассмотрения обращений граждан;

36. Осуществляет оперативное и периодическое информирование Главы района, управляющего делами администрации о количестве и характере обращений граждан, результатах анализа их рассмотрения;

37. Подготавливает на основе анализа и обобщения обращений граждан предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы граждан;

38. Представляет необходимые материалы для освещения в средствах массовой информации характера и итогов рассмотрения обращений граждан;

39. Извещает граждан о результатах рассмотрения их обращений;

40. Организует учебу работников администрации, по вопросам работы с обращениями граждан.

41. Осуществляет текущий контроль за исполнением документов:

законов Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Ставропольского края, решений Совета депутатов Советского городского округа Ставропольского края, постановлений и распоряжений администрации Советского городского округа Ставропольского края.

- Обеспечивает оформление на подлежащий контролю правовой акт учётно-контрольной карточки со сроками исполнения документа.

- Анализирует процесс исполнения правовых актов, вносит предложения начальнику отдела, управляющему делами администрации округа о рассмотрении хода их выполнения на проводимых оперативных совещаниях,   совещаниях администрации округа.

- Осуществляет контроль за своевременной разработкой отделами,   отраслевыми (функциональными) органами, территориальными органами администрации округа планов мероприятий по выполнению правовых актов, поставленных на контроль.

         - Осуществляет контроль за сроками исполнения правовых актов, поставленных на контроль.

         - Ежеквартально анализирует состояние исполнительской дисциплины по выполнению правовых актов, поставленных на контроль.

         - Готовит проект распоряжения администрации района о снятии с контроля выполненных правовых актов.

42.Оказывает методическую, консультативную помощь отделам аппарата администрации, отраслевым(функциональным), территориальным органам администрации по вопросам контроля правовых актов.